SharePoint-Fotodokumentation ohne manuelle Uploads
Ein Foto aufzunehmen sollte keine weitere Verwaltungsaufgabe auslösen. CodaScan erspart den Umweg über den PC, manuelle Dateinamen und einzelne Uploads. Ihr Team fotografiert; Kollegen finden die Bilder im gewohnten SharePoint-Ordner oder Eintrag.
Die Herausforderung bei der Dokumentation
Der manuelle Ablauf hängt davon ab, dass jemand das Telefon anschließt, die richtigen Bilder auswählt und die Bestellnummer beibehält. CodaScan verbindet Aufnahme und Ablage, damit keine separate Upload-Aufgabe für später übrig bleibt.
Behalten Sie Ihren Ablauf. Sparen Sie sich die Fotoablage.
Beispielabläufe zum Anpassen an Ihr Team, keine Kundenberichte. Nutzen Sie Ihre vorhandenen Referenzen, Prüfschritte und angebundenen Systeme weiter – mit einem einfacheren Fotoschritt.
Dem Einkauf auffindbare Lieferfotos geben
Der Wareneingang fotografiert beschädigte Ware, der Einkauf arbeitet mit einer gemeinsamen SharePoint-Bibliothek. Bilder erst auf den PC zu kopieren und später hochzuladen lässt eine Lücke zwischen den Teams.
So wird der Ablauf einfacher
Speichern Sie Eingangsbibliothek, Namensregeln und relevante Felder als Konfiguration. Nutzen Sie sie auf berechtigten, lizenzierten Telefonen Ihres Kontos, nachdem jedes mit SharePoint verbunden wurde. Mitarbeiter identifizieren die Lieferung und fotografieren; CodaScan übernimmt die Ablage.
Das bringt es Ihrem Team
Weitere Telefone werden ohne erneutes Anlegen derselben Einstellungen bereit. Der Einkauf behält seine SharePoint-Bibliothek, und das Team spart den separaten Transfer vom Telefon zum PC.
Prüffotos beim bereits vorhandenen Listeneintrag ablegen
Ihr Team verwaltet Arbeiten bereits in einer SharePoint-Liste. Ein Mitarbeiter fotografiert eine beschädigte Einrichtung, doch ein separater Ordner würde den Prüfer an zwei Stellen suchen lassen.
So wird der Ablauf einfacher
Nutzen Sie die vorhandene Arbeitsreferenz statt einer neuen Nummerierung. Mit vorher zwischengespeicherten, unterstützten Referenzen kann der Mitarbeiter den Vorgang offline auswählen und fotografieren. Die Bilder werden bei Verbindung an den passenden Listeneintrag angehängt.
Das bringt es Ihrem Team
Der Prüfer öffnet dieselbe Liste wie bisher, jetzt mit Fotos. Kein zweites Verwaltungssystem und kein manuelles Suchen nach Listeneinträgen zum Hochladen der Dateien.
Ein Telefon für die Fotodatensätze verschiedener Teams nutzen
Dasselbe Telefon wird morgens im Wareneingang und später im Versand verwendet. Beide Teams nutzen SharePoint, benötigen die Bilder aber an verschiedenen Orten.
So wird der Ablauf einfacher
Speichern Sie eine Konfiguration pro Ablauf und wählen Sie die passende vor einem neuen Datensatz. Erfassen Sie Liefer- oder Auftragsreferenz und Fotos; CodaScan verwendet das für diesen Datensatz gewählte Ziel.
Das bringt es Ihrem Team
Jedes Team bekommt die Fotos an seinem Ablageort, mit weniger manuellem Sortieren. Ein Wechsel leitet bereits erfasste Datensätze mit ausstehendem Upload nicht um.
Ein einfacherer Ablauf für operative Teams
Produkt-, Auftrags-, Chargen- oder Prozesskennung scannen oder den Code manuell eingeben.
Erfassen Sie die benötigten Fotos und die Details, die Ihr Team später braucht.
Auch ohne WLAN oder Mobilfunkempfang weiterarbeiten.
Sobald die Verbindung zurückkehrt, werden Uploads an das gewählte Ziel automatisch fortgesetzt.
Wo CodaScan hilft
Erfasste Metadaten den verwendeten SharePoint-Spalten zuordnen.
Einheitliche Dateinamen und Ordner aus gescannten Kennungen erzeugen.
Offline arbeiten und Uploads ohne manuelle Wiederholung fortsetzen.
Zwischen Aufgaben wechseln, ohne das Telefon neu einzurichten
Ein gemeinsam genutztes Telefon sollte die nächste Aufgabe nicht aufhalten. Speichern Sie Ziel und Fotoanforderungen pro Team einmal und wählen Sie beim Wechsel von Aufgabe, Kunde oder Standort den passenden Ablauf.
Ein Telefon auch für die nächste Aufgabe
Lieferungen annehmen, den Versand dokumentieren oder Retouren fotografieren. Hinterlegen Sie für jede Aufgabe ein SharePoint-Ziel und wählen Sie beim Aufgabenwechsel die passende Konfiguration.
Die Arbeit jedes Kunden leicht wiederfinden
Arbeiten Sie für mehrere Projekte oder Abteilungen? Speichern Sie eine Konfiguration pro SharePoint-Ordner, Bibliothek oder Liste und wählen Sie vor der Aufnahme das passende Ziel.
Mitarbeiter passend zur Aufgabe anleiten
Nutzen Sie Ordner-Uploads für ein Fotoarchiv und den Listenabgleich für Fotos zu bestehenden Einträgen. Speichern Sie die benötigten Metadatenfelder mit jeder Konfiguration.
Weiterarbeiten, ohne frühere Vorgänge zu vermischen
Ein Konfigurationswechsel gilt für neue Datensätze. Bereits aufgenommene Fotos behalten ihr ursprüngliches Ziel, auch wenn sie noch auf eine Verbindung warten.
Testen Sie den Ablauf mit Ihrem eigenen Prozess
Starten Sie einen zweiwöchigen Test auf einem Gerät oder sagen Sie uns, welches System Ihr Team bereits nutzt.